Witam,
Jedną z bardzo ważnych rzeczy jest przedstawienie się, spokojnie i wyraźnie.. Świadczy to o wizerunku firmy, jest to zawsze pierwszy kontakt klienta z firmą i to jak się go przywita jest bardzo istotne.. I proszę pamiętać, że przez telefon również klient wyczuję ton naszego głosu.. Czy jesteśmy przerażeni, przyjaźnie czy tez wrogo nastawieni..
Najprościej na przywitanie.."Good morning, Monika Kowalska speaking".. LUB "Monika Kowalska speaking, how can I help you ?"
Następnie "Who would you like to speak to ?" Jednak najczęściej kliencie sami mówią od razu z kim chcieliby rozmawiać "I would like to speak to ...", "Can I speak to..", Could you put me through to... ?" etc..
Pani zadaniem, patrząc pod kątem pracy w sekretariacie, jest użycie m.in. następujących odpowiedzi, np :
"One moment, please" lub "Please hold for a minute and I will put you through to his/her office", lub prościej "I will put you through", "Can you hold on on the line, please".
Jeżeli numer jest zajęty, można powiedzieć, np : "I'm afraid the line is engaged? Can you please try again later ?"
Jeżeli wie Pani, że osoby nie ma w firmie w danym momencie, można użyć odpowiedzi : "I'm afraid Mr/Mrs XXX is not in at the moment."
Jeżeli proszona osoba jest, np na spotkaniu : " I'm sorry, Mr/Mrs XXX is in a meeting at the moment." i grzecznie jest dodać, że przekaże Pani, że dzwoniła dana osoba "I'll tell Mr/Mrs XXX that you called."
Często jest również tak, że obcokrajowcy mówią bardzo szybko, albo niewyraźnie, wówczas można poprosić grzecznie o powtórzenie, np : "I'm sorry, I don't understand. Could you repeat that, please?"
Jeżeli ktoś zadzwonił pomyłkowo, mówimy "I'm afraid you have got the wrong number."
Pytanie o to czy ktoś życzy sobie coś do picia " Would you like something to drink ?"
Proszę pytać jeżeli mogę w czymś jeszcze pomóc. Pozdrawiam.